- La base de una agencia con años de actividad es la fuente de propietarios más barata que tiene: ya te conocen.
- El trabajo tiene cinco fases: exportar, limpiar, clasificar por base legal, contactar y medir.
- Los mejores candidatos suelen ser los arrendadores que gestionas y quienes te pidieron una valoración y no vendieron.
- Lo que más se pierde no es el mensaje, sino la respuesta lenta: quien contesta espera respuesta en minutos.
Por qué tu base vale más que un lead comprado
Un lead comprado es alguien que dejó sus datos en un formulario y que, probablemente, también se los dejó a otras agencias. Un excliente es alguien que ya trabajó contigo y sabe cómo lo haces. Cuando decida vender, llamará a quien recuerde: si nadie le ha escrito en tres años, puede que no seas tú.
Además, con quien tiene una relación contigo la base legal para escribirle es más sólida (lo explicamos en qué permite la ley al escribir a tus clientes), y el coste es casi solo de tiempo.
Paso 1: exporta la base completa
Casi todos los CRM inmobiliarios permiten exportar contactos a Excel o CSV. Exporta todo, no solo los «activos», con estas columnas como mínimo:
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre y teléfono móvil | Contactar y detectar duplicados |
| Segundo canal y duplicados | |
| Tipo de relación | Vendedor, comprador, arrendador, inquilino, solicitud de valoración, solicitud de información |
| Fecha del último contacto o contrato | Priorizar y comprobar si la relación sigue siendo razonable |
| Dirección del inmueble (si la hay) | Saber si está en tu zona |
| Consentimiento y bajas | Saber a quién se puede escribir y a quién no |
Paso 2: limpia antes de escribir a nadie
- Duplicados: la misma persona aparece como comprador y como vendedor, o con dos teléfonos. Une las fichas y quédate con la relación más fuerte.
- Teléfonos: normaliza el formato (+34 y nueve cifras) y aparta los fijos para SMS y los números incompletos.
- Bajas: todo el que pidió no recibir mensajes sale de la lista, aunque sea de hace años. Guarda esa lista aparte para que no vuelva a entrar.
- Fuera de zona: si el inmueble está lejos de donde trabajas, una visita no tiene sentido.
En bases antiguas es normal que una parte importante de los contactos no sobreviva a la limpieza. Es mejor saberlo ahora que descubrirlo con un mensaje que no llega.
Paso 3: clasifica por base legal y por potencial
Cada contacto necesita dos etiquetas: si se le puede escribir (consentimiento, relación contractual previa o ninguna) y cuánto potencial tiene de vender en los próximos meses.
| Segmento | Por qué es interesante | Qué ofrecerle |
|---|---|---|
| Arrendadores que gestionas | Ya tienen un inmueble que no usan y confían en ti; la venta es una salida natural cuando acaba un contrato | Saber cuánto vale hoy frente a lo que le renta |
| Pidieron valoración y no vendieron | Ya pensaron en vender una vez; las circunstancias cambian | Actualizar la valoración con precios de hoy |
| Compradores de hace años | Muchas familias cambian de vivienda tras unos años | Cuánto se ha revalorizado lo que compraron |
| Vendedores anteriores | Pueden tener otra propiedad o recomendarte | Valoración de otra vivienda o de la de un familiar |
Empieza por el segmento con base legal más clara y más potencial. No hace falta escribir a todos el mismo día: mejor tandas pequeñas que puedas atender bien.
Paso 4: contacta con una secuencia corta
- Día 0, primer mensaje: SMS o email con el nombre de tu agencia, una sola pregunta y la baja. Tienes ejemplos en la guía de mensajes.
- Respuesta en minutos: quien contesta «sí» tiene que recibir respuesta enseguida, también por la tarde y en fin de semana. Es el punto donde más citas se pierden.
- Día 3, llamada a quien no contestó y se puede llamar, desde un fijo y con la Lista Robinson consultada (qué dice la ley sobre las llamadas).
- Día 7, segundo mensaje breve y distinto del primero.
- Día 14, cierre: quien no ha respondido sale de la secuencia. Volver a escribirle cada semana solo genera bajas.
Antes de agendar: cuatro preguntas
Una visita de valoración cuesta una o dos horas de asesor. Antes de ponerla en la agenda, confirma:
- ¿Es el propietario o quien decide la venta?
- ¿Dónde está exactamente la vivienda? (dentro de tu zona)
- ¿En qué plazo se plantea vender?
- ¿Tiene ya una exclusiva firmada con otra agencia?
Con esas respuestas, ofrece dos franjas concretas («¿jueves a las 10:00 o viernes a las 17:30?») y manda un recordatorio el día antes y el mismo día.
Paso 5: mide cada paso
Si no lo mides, no sabrás si falla el mensaje, la respuesta o la visita. Lleva estas cifras por tanda:
| Cifra | Qué te dice |
|---|---|
| Contactos que quedan tras limpiar y filtrar | El tamaño real de tu base trabajable |
| % que responde | Si el mensaje y el segmento funcionan |
| % que se cualifica | Si estás escribiendo a la gente adecuada |
| Visitas agendadas y celebradas | Si la respuesta y los recordatorios funcionan |
| Encargos firmados | Si la visita convierte (eso ya depende del asesor) |
Para hacerte una idea antes de empezar, la calculadora de valoraciones estima cuántas visitas puede dar tu base con tus propios porcentajes.
Errores que más se repiten
- Escribir a toda la base de golpe y no poder contestar a tiempo.
- Mandar el mismo mensaje promocional a todos, sin distinguir arrendadores de compradores.
- No aplicar las bajas en todos los canales.
- Agendar sin cualificar y llenar la agenda de visitas que no eran de propietarios.
- No apuntar el resultado de cada visita, y no saber qué segmento funciona.